Chef / Cheffe de Cabinet du Directeur général de la Santé

La Direction générale de la Santé recherche un(e) chef(fe) de cabinet.

Retrouvez la fiche de poste en cliquant ici.

Activités principales :

 En lien avec le chef de cabinet adjoint, les assistantes de direction, le chauffeur, la chargée des voyages :

• Assurer l’interface avec le cabinet du (de la) ministre :
  • Veille et suivi des demandes issues du cabinet
  • Circulation fluide des informations avec le cabinet
  • Préparation et suivi des réunions avec la Ministre ou la direction de cabinet
  • Participer aux réunions de la chefferie de cabinet de la Ministre
  • Coordonner les déplacements du DGS, notamment à l’Europe et l’international, dans le cadre de sa participation à la délégation de la Ministre

• Assurer la coordination de dossiers thématiques, des grands projets et des textes :
  • Travaux parlementaires réguliers : QAG, suivi de la présence DGS aux auditions et RIM
  • Préparation des dossiers Ministres liés aux textes législatifs portés par la DGS
  • Sujets en lien avec la mise en œuvre du projet stratégique de la direction

• Organiser le fonctionnement général du cabinet et de la direction générale :
  • Assurer l’organisation de la gestion du courrier, des appels téléphoniques, des permanences du secrétariat et des prestations hôtelières
  • Planifier l’activité du chauffeur en fonction des agendas de la direction
  • Assurer l’articulation des activités avec les entités de la direction
  • Coordination des réponses faites aux demandes du cabinet, des autres directions, des corps d’inspection ou des autres autorités administratives ou d’organismes extérieurs
  • Mise en place d’outils de suivi
  • Animation de groupes de travail
  • Veiller à la bonne organisation des comités de pilotage et de suivi présidés par le DGS
  • Réservation et installation technique de la salle
  • Prestations hôtelières
  • Accueil des participants
  • Veiller au bon déroulement de la réunion

• Piloter la comitologie interne et externe de la direction générale :
  • Programmer les réunions sur l’année
  • Elaboration de plannings annuels en fonction du type de réunion
  • Mise à jour en fonction des changements
  • Anticipation des préparations de dossiers
  • Mettre en place des outils de pilotage
  • Elaboration de procédures
  • Réalisation d’outils de suivi
  • Préparer et participer à l’animation de réunions
  • Organisation et suivi des réunions (supports de présentation, compte rendus des réunions, …)

• Assister le directeur général de la santé (DGS) dans l’organisation des activités de la DGS :
  • Organiser l’agenda et la programmation des rendez-vous, des réunions et évènements
  • Définition des priorités ; anticipation ; coordination
  • Optimisation et supervision de la programmation
  • Organiser les déplacements du DGS (France et Etranger)
  • Planification et prise de contact avec les organisateurs
  • Organisation logistique, élaboration du dossier final
  • Coordonner et superviser la préparation des dossiers en vue des rendez-vous et des réunions
  • Validation des ordres du jour
  • Vérification du contenu des dossiers
  • Finalisation des éléments de langage ou des discours
  • Contrôle de la logistique : salles, équipement audio-visuel, …
  • Gérer la messagerie électronique
  • Traitement des mails : accusé de réception, remerciements, réponse d’attente, transmission d’une réponse
  • Traçabilité des mails en attente d’une réponse
  • Archivage des mails et sécurisation des archives

Spécificités du poste / Contraintes : ce poste doit être occupé à temps plein et implique de fortes contraintes horaires et une très grande capacité d’adaptation et de prise d’initiative, fortes responsabilités, confidentialité et discrétion requises.