Remontée des postes
La remontée des postes directement par les élèves DH, D3S et DS est une pratique ancrée depuis de nombreuses années. Elle relève d‘un engagement à saluer de jeunes professionnels soucieux d‘avoir une période d‘affectation réussie, et non d‘une obligation réglementaire.
Si d’aucuns déplorent à juste titre qu’un tel fonctionnement n’a pas cours à la sortie d’autres écoles de service public, force est de reconnaître qu’elle a le mérite de mobiliser toute une promotion pour obtenir un maximum de postes en vue de la période d’affectation.
Il n’existe pas de méthode préétablie pour organiser cette période de collecte et chaque promotion est libre de fixer les règles qui lui conviennent.
La promotion se charge également de réaliser son livret de présentation qui viendra présenter la procédure d’affectation, les réalisations de la promotion et les CV synthétiques de ses membres. Si un tel support peut sembler désuet, il s’avère très apprécié des chefs d’établissement, ne serait-ce que pour leur rappeler les dates limites pour transmettre au CNG leurs ouvertures de postes.
Cette période de préaffectation peut être sujette à controverses, voire à des tensions vis-à-vis de celles et ceux chargés de faire remonter les postes au niveau local (généralement des délégués régionaux d’affectation – DRA). Nous pouvons assurer par expérience qu’une telle charge n’assure en rien une visibilité accrue et un avantage au moment de passer les entretiens de recrutement. Au contraire, une grande partie des recruteurs sont attachés à ce que cette procédure soit bien respectée par l’ensemble des promotions.
Bonnes pratiques de promotion
La formalisation d’une charte de bonnes pratiques au sein de votre promotion en amont de la période de recherche d’affectation a pour effets de limiter certains écarts et à garantir les meilleurs rapports entre les élèves. Certaines filières de l’EHESP disposent de modèles, n’hésitez pas à les demander et à vous en inspirer.
Publication de la liste
La liste des postes ouverts aux élèves DH, D3S et DS est publiée en lien avec les DRA/DNA et le CNG, entre fin août et début septembre pour les EDH et les ED3S, en juin pour les EDS.
Pendant cette période, le stress, la fatigue et les enjeux peuvent faire naître des tensions au sein de la promotion. Si chacun gère à sa manière cette période charnière, nous vous suggérons de ne pas trop vous rapprocher de vos collègues de promotion pendant les deux semaines de la procédure d’affectation. En effet, il est important de rester concentré sur ses propres objectifs et de ne pas « s’auto-alimenter » en stress. Il s’agit de trouver un équilibre entre la période d’affectation et le soutien de vos proches au sein de votre promotion, et ce pour conserver un esprit de promotion et les liens avec ceux qui feront partie de votre réseau durant toute votre carrière.
Une première lecture de la liste peut normalement se faire en fonction de vos critères établis précédemment. Nous vous conseillons à ce stade de ne pas être trop sélectif et ne pas vous arrêter aux intitulés de poste, ceux-ci étant parfois amenés à évoluer. Au contraire, il vous est conseillé de vous rapprocher de votre réseau ou des membres du collectif des Jeunes Managers de santé pour obtenir des éléments sur l’établissement, l’équipe de direction et la gouvernance.
Avec ces éléments, une deuxième lecture, plus précise et plus en lien avec la fiche de poste, pourra vous permettre de distinguer deux ou trois groupes de candidatures en fonction de la pondération des différents critères.
Un tableau de priorisation avec pondération de vos critères par établissement peut vous aider. Exemple :
Vous avez à ce stade une vision des postes susceptibles de vous intéresser, classés dans l’ordre de priorité et en groupe (ici vert, rouge, bleu).
Vous pouvez aussi relire la liste avec un collègue plus expérimenté et déjà en poste pour déceler d’éventuelles difficultés que vous n’auriez pas envisagées ou au contraire considérer des postes qui ne vous parlaient pas.
Enfin, vous pouvez vous tourner vers un syndicat ou vers le collectif des Jeunes Manageurs de santé du SMPS qui pourront vous orienter vers des collègues sur place ou à proximité qui pourront vous transmettre toute information utile pour préparer vos candidatures.
Le nombre de postes ouverts
Même si cela peut sembler évident, il est judicieux de rappeler que le CNG a l’obligation d’offrir aux élèves sortants de l’EHESP un nombre de postes au moins équivalent au nombre d’élèves de chaque promotion. Aucune promotion sortante n’a été à ce jour confrontée à un nombre de postes plus réduit que le nombre d’élèves. Il est cependant possible que le différentiel entre le nombre de candidats et le nombre de postes ouverts soit réduit et que des postes soient ouverts tardivement (soit en cours de procédure, soit après !)
Candidatures
La préparation concrète de vos candidatures peut commencer.
Le travail réalisé jusque-là vous permettra dans un temps restreint de prioriser celles sur lesquelles vous voulez le plus investir. Si la liste sort le vendredi, nous vous conseillons de candidater dès le lundi matin, voire dès le week-end.
Pour chaque candidature, il vous faudra :
- un dossier de candidature composé d’un CV (normalement à jour) et d’une lettre de motivation, à envoyer à tous les mails mentionnés sur la fiche de poste ;
- une préparation dédiée pour l’entretien, incluant la fiche de poste imprimée que vous aurez annotée avec vos questions le cas échéant, une présentation pour le jour J et la lettre de motivation.
Concernant la lettre de motivation, la tentation peut être grande d’en « industrialiser » la production au risque de la rendre impersonnelle. Si les recruteurs ne sont pas dupes de l’exercice et connaissent les exigences de la procédure, la plupart lisent bien ces courriers d’accompagnement. Il est donc doublement recommandé de personnaliser votre lettre de motivation : elle vous forcera à bien décortiquer la fiche de poste et à mieux vous projeter, et elle en sera beaucoup plus convaincante.
Un bon compromis peut être la standardisation d’une première partie de présentation de votre profil, suivie d’une deuxième partie plus personnalisée visant à marquer votre intérêt pour le poste ainsi que votre capacité à remplir les missions en fonction de vos expériences.
Côté volume, n’en faites pas trop : une page suffit amplement (sans trop jouer sur les marges). Côté politesse, évitez les formules trop pompeuses qui peuvent agacer (« je vous prie de croire en l’assurance de mes salutations les plus distinguées », etc.).
En cas de doute, demandez conseil aux affaires générales ou au cabinet, voire aux secrétariats de votre établissement de stage qui maîtrisent bien souvent l’exercice ! Dans tous les cas, ne passez pas trop de temps sur la lettre de motivation et privilégiez la préparation de votre présentation devant le chef d’établissement.
Vous pouvez envoyer le lundi matin votre première salve de candidatures et vous fixer des échéances d’envoi de salve (le mercredi, le vendredi…). Le plus de candidatures vous enverrez, le moins vous regretterez.
Gardez toutefois en mémoire que tous les territoires, tous les postes et tous les établissements n’ont pas la même attractivité. Ainsi, évitez de concentrer vos candidatures sur les métropoles, la région parisienne ou par exemple la Bretagne, ces zones restant très prisées.
Une fois votre dossier transmis, la présentation le jour J doit reprendre les grandes lignes de votre lettre de manière dynamique. Essayez de vous entraîner avec un collègue plus expérimenté pour cadrer vos éléments de langage.
Structuration type d’une présentation
• Présentation du parcours
• Raison de la candidature en une phrase
• Compréhension du poste, intérêt pour l’établissement
• Adéquation avec l’expérience
Un mail type de candidature
[Madame, Monsieur] la directrice/le directeur], [Madame/Monsieur nom du DG],
Je vous fais part de ma candidature au poste de [intitulé présent dans la fiche de poste].
À cet effet, je vous prie de bien vouloir trouver en pièces jointes :
– un CV,
– une lettre de motivation.
Dans l’attente de votre réponse, je vous prie de croire, [Madame/Monsieur Nom du DG] en l’expression de mes salutations les meilleures.
[Signature]
Entretiens
Planification des rendez-vous
Il est recommandé de planifier le plus d’entretiens possible pour optimiser votre temps et ne pas passer à côté d’une opportunité. Il convient évidemment de garder avec soi à tout moment votre téléphone portable.
Chacun peut développer sa stratégie. Il est conseillé :
- de ne pas planifier plus d’un rendez-vous par jour, à moins qu’ils soient dans la même ville ou que le secrétariat vous propose de lui-même un entretien en visioconférence (même si nous conseillons toujours de rencontrer en personne pour montrer sa motivation et avoir une meilleure communication) ;
- d’être vigilant sur les distances, les déplacements et l‘accessibilité en transport en commun si vous n‘avez pas de véhicule personnel ;
- de prendre tous les rendez-vous, quitte à déplacer celui qui n’a pas votre préférence par la suite.
Un conseil pouvant paraître anodin : malgré le stress, soyez toujours cordial et agréable avec les secrétariats de direction. Il s’agit en effet de votre premier contact avec l’établissement, dont l’échange pourra être retraduit au chef d’établissement. Comme si l’entretien avait déjà commencé…
L’appel du secrétariat
- Toujours bien penser au cours de cet appel :
à transmettre ses remerciements pour l’attention portée à la candidature ;
à demander le lieu et/ou un plan d’accès (histoire de ne pas se retrouver à l’autre bout de l’hôpital un quart d’heure avant l’entretien…) ;
à demander quelles seront les personnes présentes ;
à demander à quelle phase du recrutement l’entretien correspond ;
à demander la ligne directe du secrétariat, surtout si vous faites le déplacement dans la journée. On ne vous reprochera pas d’avoir du retard à cause d’un train, mais sachez prévenir dès que possible.
Se préparer à l’entretien
Le temps qui vous sera accordé entre votre candidature et la date de l’entretien peut être parfois très court, aussi préparez-vous le plus tôt possible. Nous vous recommandons de prendre au moins une heure pour préparer chaque entretien. Cela consiste :
- à répéter votre présentation pour qu’elle soit naturelle et adaptée au poste ;
- à lire de manière complète et attentive la fiche de poste ;
- à mobiliser votre réseau (vos collègues de stage long, vos collègues de promo sur place, vos collègues des promos précédentes, les personnes que vous avez pu croiser durant votre parcours, le réseau des JMS, etc.) pour un pré-entretien potentiel avec les collègues dans l’établissement où vous candidatez. Cela permettra de poser (avec tact et mesure) les questions plus « informelles » autour de l’établissement, notamment sa situation, ses enjeux, le type de management du DG, l’ambiance de l’équipe… ;
- à bien préparer vos questions, qui sont essentielles pour montrer que vous maîtrisez les enjeux du poste et que vous vous projetez. Elles sont par ailleurs intéressantes pour faire votre choix si plusieurs de vos candidatures sont retenues.
Ces questions peuvent porter : - • sur le périmètre du poste : est-ce une création, une transformation ou le remplacement d’un départ ? Quels seront les liens avec les collègues avec qui vous serez susceptible d’échanger ? Quelle est l’articulation des différents portefeuilles avec les directeurs de pôle et/ou les autres directions fonctionnelles ? Quelles sont les équipes que vous allez être amené à encadrer, etc.
NB : un périmètre flou est un motif de vigilance légitime pour un début de carrière ; - • sur le contexte général de l’établissement : quel est le climat social et/ou syndical ? Quelles sont les relations avec la communauté médicale ? Quels sont les projets en cours ou à venir, allez-vous y contribuer ? Quels sont les enjeux à l’échelle du territoire ?
- • sur les conditions matérielles d’exercice : allez-vous bénéficier du logement de fonction ou de l’indemnité compensatrice de logement ? En cas de direction commune, avez-vous une obligation de présence obligatoire sur site ?
NB : par courtoisie et ordre de priorité, il est préférable d’aborder ces éléments plutôt en toute fin d’entretien.
Élèves DS, nous vous conseillons également de bien préparer les éléments concernant vos expériences antérieures et votre vision du management ou de l’encadrement. En tant que professionnels expérimentés, les recruteurs peuvent être en attente d’une vision claire de ce que vous comptez mettre en œuvre. Ces échanges peuvent être aussi l’occasion de s’assurer que vos visions managériales peuvent s’accorder.
Vous pouvez aborder au cours de cet entretien les aspects relatifs aux missions et objectifs que vous aurez à remplir ainsi qu’au périmètre exact de votre poste (inclut-il ou non la direction de la qualité ? les relations avec les usagers ?, etc.).
Élèves D3S : si vous candidatez sur une chefferie, l‘ARS ou toute autre autorité de tutelle vous invitera à prendre rendez-vous avec le président du conseil d‘administration de l‘établissement, bien souvent le maire de la commune d‘implantation. Nous vous conseillons de bien préparer cet entretien, pas tant sur le plan technique que sur la connaissance du territoire et de ses dynamiques. Votre interlocuteur, élu local, sera sensible à votre volonté de vous inscrire durablement dans sa collectivité. Si la décision du PCA n‘emporte pas celle de l‘autorité de tutelle, cet entretien n‘est pas à négliger.
Le collectif des JMS peut vous proposer un accompagnement individualisé au cours de cette période afin de répondre à vos questions et vous aider à préparer ces entretiens.
Pendant l’entretien
En général, votre interlocuteur vous demandera une présentation synthétique de votre parcours et de vos motivations.
Il vous présentera de son côté l’établissement, le poste et ses attendus.
N’hésitez pas à rebondir avec vos questions. Évitez l’effet « liste », essayez de créer une conversation.
Soyez le plus possible dans l’interaction en gardant en mémoire que votre recruteur va sans doute recevoir plusieurs candidatures et donc autant d’entretiens.
À la fin de l’entretien, il est essentiel de demander :
quelles sont les étapes suivantes (est-ce qu’il y a un second entretien ? etc.) ;
dans quel délai votre interlocuteur reviendra vers vous (certains DG vous diront à ce moment-là combien de temps ils vous laissent).
Post-entretien
Il peut être intéressant de faire une synthèse de votre entretien : comment le courant est passé, ce que vous avez réussi à exprimer ou non… Par ailleurs, pensez à actualiser votre tableau de choix en fonction des nouvelles informations que vous avez reçues, ou pas.
Gardez à l’esprit que malgré votre position de candidat, vous choisissez autant votre chef d’établissement que l’inverse. Il est très important de noter que si une interaction vous paraît étrange ou vous met mal à l’aise en l’espace d’une heure, c’est que cette interaction risque de se reproduire par la suite. Il est donc très important de faire confiance à son ressenti pour accepter ou non un poste. Les métiers de direction sont exigeants et vous allez a priori passer beaucoup de temps avec votre chef d’établissement à travers des interactions quotidiennes et répétées.
Comme le dit le proverbe, « quand il y a doute, c’est qu’il n’y a pas de doute » : mieux vaut être d’emblée convaincu de se sentir en confiance dans cette future relation professionnelle. Si ce n’est pas le cas, réfléchissez à deux fois avant d’accepter un poste, quitte à passer votre chemin, plutôt que de le regretter plus tard.
Validation du poste
Si tout s’est bien passé, vous recevrez un appel, soit du secrétariat, soit du DG lui-même, pour dire que vous êtes retenu. Plusieurs conseils pour aborder ce moment :
- ne faites pas perdre son temps au DG : si vous savez que ce poste n’est pas dans vos choix prioritaires, dites clairement, tout en remerciant pour la confiance accordée, que vous avez d’autres propositions et que vous n’entendez plus vous positionner ; personne ne pourra vous reprocher d’exprimer cela. En revanche, il serait très mal vu de « jouer la montre » ;
- demandez combien de temps vous avez pour prendre la décision : il est tout à fait entendable que vous échangiez avec vos proches ou les gens qui vous appuient au regard de l’importance du choix de votre future vie personnelle et professionnelle ; certains DG vous donneront quelques heures, d’autres un jour ou deux.
Attention
Il est extrêmement déconseillé d’accepter un poste puis de le refuser pour un autre. Cette pratique risque de vous décrédibiliser auprès d’un chef d’établissement qui évolue lui-même dans un monde professionnel où tout le monde se recroise. Une telle décision pourrait même mettre en péril le poste que vous auriez priorisé. Si toutefois un cas de force majeure se présentait (cela peut arriver), nous vous suggérons de vous rapprocher des syndicats pour objectiver la situation et prendre votre décision avec tous les arguments en main.
Nous vous conseillons de considérer votre procédure d’affectation terminée (en termes de communication à vos collègues, d’annulation des autres entretiens prévus, etc.) uniquement à la réception du mail du CNG de validation de votre candidature. Si vous ne recevez pas de mail ou un mail défavorable, ne tardez pas pour effectuer de nouvelles candidatures.
Vous pouvez à ce stade communiquer la nouvelle à vos collègues de promotion (avec tact et intelligence, certains collègues peuvent avoir plus de difficultés que vous) et préparer votre prise de poste.
Conseils génériques
Capitaliser sur son entourage à toutes les étapes
- Vos meilleurs relais tout au long de la procédure d’affectation sont le maître de stage et/ou les seniors de l’équipe.
- Vous pouvez joindre des collègues de promo ou de la promotion du dessus déjà sur place. Appeler quelqu’un sur place à un triple intérêt : se positionner, se renseigner et capter l’ambiance pour savoir si elle vous correspond ou pas.
- Si vous êtes syndiqué (ou en voie de l’être), le syndicat peut être un appui.
Garder ses distances avec votre promo (pour mieux la retrouver)
- Les affectations sont une période stressante pour tout le monde ; avoir un contact fort avec sa promotion durant cette procédure peut vite conduire à deux écueils : la surcommunication et le sursoutien. Ces deux extrêmes comportent plus de risque de générer du stress, ne serait-ce que par comparaison implicite, que d’accroître vos chances : certains collègues trouvent un poste en 48 heures, d’autres en deux ou trois semaines, ce qui présume plus de l’ouverture ou non des postes et de l’organisation du secrétariat du DG et des priorités d’agenda de celui-ci que de la qualité professionnelle !
- Il est très fortement déconseillé de ne pas être fair-play avec ses collègues, ce sera payant tôt ou tard. Chaque membre du corps de métier est un collègue potentiel et les corps de direction sont un petit monde où tout le monde se croise et se connaît.
Faire confiance à son feeling mais aussi à l’expérience
(notamment de collègues plus expérimentés)
- Une affectation est la rencontre d’une offre et d’une demande. Il ne faut pas se précipiter sur le premier poste venu.
Les retours des collègues et la réputation sont importants : il faut prêter une oreille attentive, notamment aux situations managériales difficiles. Croisez les témoignages : vous verrez si les avis se recoupent. Chaque expérience professionnelle est unique et une situation professionnelle vécue par un collègue ne sera pas forcément vécue de la même façon par vous. Plus les avis se recoupent dans le même sens, plus il est possible d’objectiver le fonctionnement d’une équipe direction ou le management d’un chef d’établissement.
- Ne pas négliger les red flags, ou signaux d’alarme (y compris les plus personnels) : si on se sent mal au bout d’une heure d’entretien, les semaines de 70 heures (qui sont une réalité dans un certain nombre d’établissements) risquent d’être particulièrement pénibles.
Ne pas négliger les aspects pratiques liés à la candidature
- Il est conseillé de définir un « camp de base » central auquel vous êtes rattaché par rapport au rayonnement de vos candidatures. Si vous candidatez à l’échelle nationale, Paris ou les plus grandes métropoles restent les meilleurs choix de par leurs connexions en transport.
- Gardez à l’esprit qu’il faut pouvoir se concentrer durant la procédure, convaincre et être convaincu (préparation similaire au grand O du concours) : visualisation et préparation permettent de montrer le meilleur de soi-même et de ce que l’on pourra donner pour l’établissement.
Une fois cette phase difficile terminée, vous pouvez souffler avant d’attaquer la spécialisation.
Les quatre grands principes de la procédure d’affectation
- • Préparer la procédure d’affectation avant son début officiel
- • Être transparent, honnête et fair-play (avec les établissements comme les collègues de promotion)
- • Capitaliser sur son réseau
- • Avoir des critères de sélection clairs
